Cloud-opslagdiensten: Wat is het verschil tussen Office 365, Dropbox & G-Suite

Cloud-opslagmogelijkheden zijn al een paar jaar in opkomst. Hierdoor is er een zeer gevarieerde en interessante keuzemogelijkheid ontstaan voor degenen die vertrouwen hebben in en/of de voorkeur geven aan deze manier van het bewaren van hun bestanden.

Alle cloud-opslagdiensten geven een soortgelijke indruk en veel organisaties vertrouwen hun gegevens toe aan consumentgerichte diensten met minimale beveiliging en beheerbaarheid, zonder enige ondersteuning. De grote spelers in deze business beschikken echter over zakelijke versies en proberen zich zodanig te positioneren dat ze zakelijke gebruikers, zoals jij, kunnen aantrekken.

Als het gaat om cloud-productiviteitsoplossingen voor bedrijven, komen er 3 namen omhoog: Microsoft Office 365, Dropbox en Google G-Suite. Deze drie behoren tot de absolute top op het gebied van cloud-opslag, voor wat betreft de functionaliteit en kosten. Voor zakelijke gebruikers, zoals jij, is het makkelijk om ze door elkaar te halen. Het is dan ook geen verrassing dat we bij M-IT Services voortdurend worden gebombardeerd met vragen van klanten over het verschil tussen ieder van hen. Eén vraag die van vitaal belang is de vraag welke unieke eigenschappen ze hebben en hoe zij van invloed kunnen zijn op jouw bedrijf.

Dropbox was één van de pioniers die er ongetwijfeld aan heeft bijgedragen dat cloud-opslag mainstream is geworden en dat er (in ieder geval tot op zekere hoogte) vrije alternatieven zijn ontstaan. Naast de al populaire versie voor de consument kwam in 2013 de versie voor het bedrijfsleven beschikbaar. Het is een publieke cloud-dienst die veilig delen, synchroniseren en samenwerken mogelijk maakt. De wijdverspreide implementatie van deze oplossing door particulieren heeft ervoor gezorgd dat Dropbox zich snel heeft weten uit te breiden naar de bedrijfswereld.

Jarenlang domineerde Microsoft op het gebied van productiviteits- en samenwerkingstechnologie met desktoptoepassingen zoals Word, Excel en PowerPoint. Dit werden al snel standaardtools voor elk bedrijf. Er werd zelfs van studenten verlangd dat zij zich deze tools eigen zouden maken ter voorbereiding op het gebruik ervan in het bedrijfsleven.

Vervolgens bracht Google G-Suite uit, een pakket aan tools dat is uitgegroeid tot een grote concurrent voor Microsoft Office 365. Het biedt cloud-gebaseerde applicaties zoals Docs, Sheets en Slides die bijna gelijk zijn aan, respectievelijk, Word, Excel en PowerPoint. Maar dat is nog niet alles dat Google op tafel heeft gelegd; G-Suite biedt een robuust portfolio dat verder gaat dan de standaard samenwerking en productiviteit. Doordat zij hun applicaties op het web hebben gezet in de vorm van Microsoft Office 365, hebben zij zich toch goed weten aan te passen aan de uitdagingen van moderne digitale bedrijven en aan de “Cloud First”-aanpak van Google.

In dit artikel verdiepen we ons in Office 365, Dropbox en G-Suite en hetgeen ze individueel aan jouw bedrijf te bieden hebben. We willen je helpen een beter inzicht te krijgen in elke dienst, zodat je een beter geïnformeerde kijk hebt op welke dienst het beste past binnen jouw bedrijf.

Wat is Office 365 Precies?

Microsoft Office 365 is een MS-Office pakket dat is aangepast aan het werken in de cloud en dat naast de traditionele kantoortools (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, enz.) ook andere diensten aanbiedt, zoals zakelijke e-mail, het delen van bestanden, videoconferenties en het vereenvoudigen van het IT-beheer (Informatietechnologie).

Het is een leaseoplossing van de Microsoft Office-suite (Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, OneNote, Outlook, Project en SharePoint). De leaseoplossing heeft een looptijd van één jaar. Je betaalt de volledige prijs van het product dus niet meer in één keer. Hoewel je de volledige jaarhuur in één keer kunt betalen, is het gebruikelijk om in maandelijkse termijnen te betalen. (Belastingen zijn afhankelijk van het land waar je verblijft).

Het kan ook worden omschreven als de productiviteits-cloud die is ontwikkeld om ons allemaal te helpen bereiken wat belangrijk is, in ons werk en in ons leven, met de beste Office-toepassingen, intelligente cloud-diensten en geavanceerde beveiliging.

Office 365 wordt gebruikt om een grote verscheidenheid aan kantoorautomatiseringstaken uit te voeren, zoals tekstverwerking, professioneel e-mailbeheer, het genereren van lijsten en alle andere behoeften die zich kunnen voordoen. De belangrijkste Office-toepassingen zijn verantwoordelijk voor het uitrusten van bedrijven met de basistools die ze nodig hebben om de dagelijkse taken uit te voeren, zoals het beheer van gegevens, het maken van documenten, enz. Het doel van dit ontwerp is het bereiken van samenwerking en productiviteit tussen alle leden van dezelfde bedrijfsgroep.

Hoe werkt dit?

Dit kantoorautomatiseringspakket werkt volgens het lease-model en wordt dus voor een bepaalde tijd aangeschaft. Microsoft biedt de mogelijkheid om deze dienst op maandelijkse of jaarlijkse basis te betalen om haar gebruikers zo van optimaal gemak te voorzien. Met het op abonnementen gebaseerde model heb je altijd toegang tot de laatste versie (nieuwe functies, beveiligingspatches en probleemoplossingen) zonder dat je een nieuw exemplaar van de laatste editie hoeft aan te schaffen.

Internettoegang is niet noodzakelijk, omdat het zowel online als offline op je desktop kan worden gebruikt. Dus zelfs als je geen toegang hebt tot het internet, kun je nog steeds gemakkelijk je dagelijkse taken uitvoeren. Je kunt eenvoudig bestanden opslaan, openen en delen vanaf elke locatie met 1TB aan online opslagruimte (per gebruiker).

Zakelijke gebruikers kunnen Office 365 gebruiken om verbinding te maken met hun team en om efficiënt te communiceren via groepschat, online vergaderingen en gesprekken in Microsoft Teams, de ‘hub voor teamwork’. Dankzij de geavanceerde beveiliging en apparaatbeheer kun je de gegevens van je medewerkers en je klantgegevens beschermen.

Het is een compleet pakket, waar een aantal voor- en nadelen aan vastzitten, die ik aan je wil verduidelijken:

Voordelen

• Multicompatibel: Office 365 kan op alle soorten apparaten online worden geopend. Bovendien kan het niet alleen op Windows-toestellen worden geïnstalleerd, maar biedt het ook ondersteuning voor Mac-apparaten.

• Bedreigingsinformatie: Met Office 365 hebben Enterprise E5-gebruikers ruim zicht op het bedreigingslandschap. Het mooie hieraan is dat bedrijven, zoals jouw bedrijf, zo een manier heeft om bedreigingen te begrijpen. Dat maakt het mogelijk om snel en effectief te reageren.

• Geavanceerde beveiligingsfuncties: Beveiliging is een belangrijk punt van zorg als het gaat om cloud-gebaseerde systemen. In je gedachten zal er altijd die vraag zijn: Hoe veilig is Office 365? Ik ben hier om je te vertellen dat Microsoft de beveiliging van Office 365 ontzettend serieus neemt. Ze hebben echt een extra stap gezet om ervoor te zorgen dat je zakelijke bestanden worden beschermd met een aantal van de best mogelijke beveiligingsfuncties.

• Samenwerkingsverband van het team: Samenwerking tussen interne afdelingen, derden en medewerkers kan een zeer belangrijke factor zijn voor bedrijven. De Co-Authoring tool van Office 365 brengt dit in de praktijk, doordat meerdere gebruikers tegelijkertijd een taak kunnen uitvoeren. Met andere woorden, medewerkers kunnen elkaar moeiteloos betrekken bij hetzelfde project, zonder zich zorgen te maken over dubbele kopieën, aangezien de updates in real-time plaatsvinden.

• Er zijn twee verschillende methoden die je kunt gebruiken om ieder bestand dat je nodig hebt in handen te krijgen. En door G-Suite te combineren met Office 365 heeft iedereen de vrijheid om te werken zoals hij of zij dat wil. Je kunt hetzelfde bestand openen op zowel je Google-docs als in Office 365. En terwijl je er in het ene programma aan werkt, ontvang je van de andere notificaties van wijzigingen. Zowel de jongeren als de ouderen kunnen schakelen tussen beide applicaties, afhankelijk van de manier waarop ze bestanden willen doorzoeken en samenwerken voor een betere productiviteit. Deze multi-samenwerkingsfunctie bevordert ongetwijfeld een betere professionele ervaring en zorgt tegelijkertijd voor een soepel verloop van het werkproces.

• Het kan op verschillende apparaten worden geïnstalleerd: Met het premium Office 365-pakket kan het op maximaal 5 verschillende apparaten worden geïnstalleerd (elke gebruiker heeft een licentie nodig).

• Beheer van mobiele apparatuur: Office 365 maakt eenvoudige toegang en controle mogelijk via je mobiele apparaat. Ook kun je, als je je mobiele apparaat jammer genoeg kwijt bent geraakt, een ander mobiel apparaat gebruiken om gegevens te verwijderen om gevoelige zakelijke documenten te beschermen.

• Wanneer je gebruikmaakt van Office 365, kan het zijn dat je samenwerkt met klanten of andere bedrijven die niet dezelfde software gebruiken of geen gebruik maken van cloud-gebaseerde systemen. Maak je hierover geen zorgen, want door het gebruik van Office Online (wat geleverd wordt met Office 365), kunnen gebruikers van derde partijen documenten bekijken en bewerken zonder zich te abonneren. Houd er rekening mee dat Office Online vrij beperkt is in functies in vergelijking met Office 365.

Nadelen

• Actuele bestanden zijn alleen toegankelijk via een internetverbinding: Dit betekent dat wanneer je te maken krijgt met een slechte internetverbinding, de toegang tot belangrijke zakelijke, up-to-date bestanden een probleem zal zijn. Met bepaalde versies kun je wel de volledige desktopversies van Office 365-applicaties downloaden die offline werken mogelijk maken.

• Je hebt niet de mogelijkheid om te beslissen welke tools je moet installeren en welke niet, wat betekent dat sommige extra tools die je misschien niet nodig hebt, gedwongen worden geïnstalleerd op je systeem. Dit kan er dus toe leiden dat het opslag vreet en het een zwaardere tool wordt dan je had verwacht.

• Microsoft staat erom bekend dat het regelmatig updates uitrolt en dit kan in sommige gevallen een nadeel zijn. Aan de ene kant heb je toegang tot de nieuwste functies, maar aan de andere kant kan het voor jou of een aantal van je teamleden moeilijk zijn om je snel aan te passen en de nieuwe functies onder de knie te krijgen, wat slecht kan zijn voor de productiviteit. Technisch onderlegde mensen zullen ongetwijfeld enthousiast zijn als er nieuwe updates binnenkomen, maar niet iedereen kan zich zo snel aanpassen. Zeker als je bedenkt dat Microsoft berucht is voor het uitrollen van updates die een perfect werkend systeem verstoren.

• Ook de compatibiliteit kan een uitdaging vormen bij het gebruik van Office 365. Het is ontmoedigend wanneer je de software eindelijk in handen krijgt en je ontdekt dat deze niet compatibel is met je oude systeem. Zorg er dus voor dat je gebruikmaakt van zakelijke hardware, want dat kan je extra tijd en geld besparen die je vervolgens weer kunt besteden aan het upgraden of kopen van een nieuw systeem.

Wat is Dropbox and Hoe Werkt Het?

Wanneer je op zoek bent naar een cloud-opslagdienst, word je vandaag de dag geconfronteerd met vele mogelijkheden. Eén van de meest populaire opties op de markt is Dropbox. Het is een virtuele harde schijf waarop je je informatie op elk gewenst moment kunt opslaan en kunt openen vanaf een apparaat met of zonder internettoegang, zoals een computer, tablet, laptop, smartphone en andere apparaten. Het kan ook worden gebruikt als een backup-systeem, een gedeelde file server en als een zakelijke werktool.

Voor ondernemers als jij kan het belang ervan nooit genoeg worden benadrukt. Sinds een paar jaar biedt Dropbox een optie specifiek voor werkteams in bedrijven. Deze uitstekende samenwerkingsfunctie, die met Dropbox Business kan worden gebruikt, is één van de redenen waarom Dropbox populairder is dan ooit tevoren. Hierdoor kunnen medewerkers al hun documenten delen, waardoor het gebruik ervan toegankelijker wordt en het werkproces wordt versneld.

Met het standaardplan kan jouw team effectief organiseren, synchroniseren en gefocust blijven bij het afhandelen van een belangrijk project. Je hebt toegang tot wel 5 TB aan ruimte en tot gebruiksvriendelijke beheer- en samenwerkingstools, die een grote rol kunnen spelen bij het bereiken van de productiviteit.

Voordelen

• Automatisch backup-systeem: Geen reden tot slapeloze nachten als je een bestand dat direct in de cloud is opgeslagen, verliest of per ongeluk verwijdert. Dit komt omdat op het moment dat je jouw bestand opslaat in Dropbox, er automatisch een backup van wordt gemaakt. Dit is een functie die niet alleen ruimte bespaart op je harde schijf, maar die ook zorgt voor gemoedsrust voor zakelijke gebruikers zoals jij.

Het mooie van dit alles is dat bestandsherstel zo eenvoudig is als je je maar kunt voorstellen, want Dropbox maakt een einde aan vervelende bestandsherstelprocessen. Technische kennis, of bijvoorbeeld live-ondersteuning, zijn niet nodig. Verloren bestanden kun je moeiteloos en zonder enige hulp zelf herstellen.

• Superieure software-integratie: De geavanceerde software-integratie die Dropbox biedt, is één van de beste onder de cloud-opslagopties. Het is uitstekend te integreren met andere systemen dankzij de verschillende integraties, zonder te vergeten dat Dropbox sterke partnerschappen heeft gesloten met enkele van de grootste bedrijven ter wereld, zoals Microsoft, Slack, enz. De uiterst diverse integraties van Dropbox verbeteren je huidige softwaresystemen.
  
  Van de software van de IT-afdeling tot de tools van het marketingteam, het is er vast en zeker mee geïntegreerd. Zo worden belangrijke projecten snel en efficiënt uitgevoerd.

• Offline gebruik: Met deze functie kun je belangrijke projecten voortzetten en voltooien, zelfs wanneer je geen toegang hebt tot het internet. Hiermee kun je toegang krijgen tot bestanden en deze bewerken. Deze bestanden worden dan automatisch opgeslagen zodra er een verbinding met het internet wordt gemaakt.

• Beveiliging: Met Dropbox beschik je over een betrouwbare cloud-opslag die gebruikmaakt van versleutelingsbeveiliging om je de gemoedsrust te geven die je nodig hebt voor de productiviteit op je werkplek. Verificatie in twee stappen is beschikbaar als extra beveiligingslaag wanneer gebruikers zich willen aanmelden. De gegevensoverdracht wordt beschermd door Secure Socket Layer (SSL) / Transport Layer Security (TLS), waarmee een veilige tunnel wordt gecreëerd die wordt beschermd door 128-bits of hogere Advanced Encryption Standard (AES) versleuteling. erwijl opgeslagen bestanden worden beschermd door 256-bits Advanced Encryption Standard (AES) bescherming.
  
  Alleen geautoriseerde personen hebben toegang tot de aangewezen bestanden. Gebruikers kunnen ook aangeven welke bestanden publiek openbaar zijn en welke bestanden privé zijn.

• Een samenwerkingstool: Dropbox biedt een samenwerkingstool die de samenwerking van je team kan verbeteren. Met deze functie kun je mappen en bestanden delen en op afstand werken met andere leden van je team. Dropbox is verantwoordelijk voor het verzamelen van al je bestanden op één centrale plaats, die toegankelijk is voor alle medewerkers.

Nadelen

• De zoekfunctie is beperkt: Dit kan erg frustrerend zijn als je een grote database met bestanden in de Dropbox-cloud hebt. De zoekfunctionaliteit is ondermaats en brengt je in een positie waarin je moet worstelen om specifieke bestanden te vinden. Ook het ontbreken van de zoekfunctionaliteit voor metadata is een probleem op dit gebied. Metadata bevat essentiële informatie over een bestand, zoals onder andere de aanmaakdatum.
  
  Zonder de beschikbaarheid van deze zoektechnologie kan het graven door een grote database met bestanden frustrerend zijn. De organisatie van de bestanden is erg belangrijk om dit te voorkomen.

• Het kan je opslagruimte uitputten en je PC vertragen: Sync is een belangrijke functie die Dropbox aan gebruikers biedt. Dit helpt om je bestanden op al je apparaten (smartphone, computer, enz.) up-to-date te houden. Wanneer je een bestand opslaat, synchroniseert Dropbox het met al je aangesloten apparaten, waardoor het ruimte inneemt op je harde schijf. Op de lange termijn kan je systeem vol raken en langzaam worden.

• Veiligheidsoverwegingen: Hoe geweldig de beveiliging van Dropbox ook is, er zijn in de loop der jaren enige zorgen geweest, omdat er verschillende gevallen van serverhacks zijn gemeld.
  
  Een zeer waarschijnlijk veiligheidsprobleem dat zich voor kan doen, is de mogelijkheid dat een sitebeheerder toegang krijgt tot je privé-bestanden. We kunnen de inspanningen en stappen die Dropbox blijft ondernemen om efficiënte beveiliging te bieden niet ondermijnen, maar totdat end-to-end encryptie is gegarandeerd, kunnen sommige gebruikers aarzelen om Dropbox te vertrouwen met gevoelige bestanden.

• Beperkte samenwerking: Hoewel je aantekeningen kunt toevoegen aan een document, kun je deze niet in real-time bewerken. Dit kan een vlot werkproces belemmeren.

• Verlies van bestanden door inactiviteit: Een ander nadeel van Dropbox is dat de beheerders het recht hebben om gegevens te verwijderen van gratis accounts die enige tijd inactief blijven. Dit betekent dat als je gebruikmaakt van een gratis account en je enkele maanden niet actief bent, de kans bestaat dat je opgeslagen bestanden voorgoed kwijtraakt.

Wat is G-Suite en Hoe Werkt Het?

De G-Suite (of Google Suite) is een set van kantoor- en bedrijfstools die Google in de cloud aanbiedt aan bedrijven om de productiviteit van hun bedrijfsvoering te verbeteren. Alle tools zijn geconfigureerd voor het domein van je bedrijf (@company.com) in het G-Suite platform. Zodra de implementatie is voltooid, kun je gebruikmaken van webapplicaties zoals e-mail, chat, agenda en documenten. De mogelijkheid om in real-time samen te werken is één van de grootste troeven en ieder bedrijf kan gebruikers toevoegen om toegang te krijgen tot de Suite.

Een andere belangrijke eigenschap is de mogelijkheid om de toegang voor de gebruiker te controleren, te beheren en de informatie te allen tijde veilig te bewaren. Google heeft een proefperiode van 14 dagen waarna je één van de beschikbare plannen (basic, business, enterprise) moet kiezen op basis van je zakelijke behoeften.

Leest Google mijn bestanden?

Volgens Google zijn hun cloud-opslagservices zo ontworpen dat ze voldoen aan strenge privacy- en beveiligingsnormen die gebaseerd zijn op de beproefde methoden in de sector. Dit houdt sterke contractuele verplichtingen in met betrekking tot gegevenseigendom, gegevensgebruik, beveiliging, transparantie en verantwoordingsplicht.

Bovendien ondergaat Google regelmatig verschillende onafhankelijke audits van derden om hun beveiliging, privacy en compliance controles te verifiëren. Dit helpt om de angsten van klanten zoals jij weg te nemen.

Voordelen

• Onbeperkte opslagruimte: G-Suite biedt onbeperkte opslagruimte voor je foto’s, bestanden, documenten en e-mails. Dit is een stap hoger dan bij het gratis Google-account, dat beperkte opslagruimte heeft. G-Suite stelt je in staat om ieder belangrijk bestand op te slaan. Bovendien heb je overal toegang tot deze bestanden. Met G-Suite hebben 4 of minder gebruikers recht op ieder 1TB aan opslagruimte.

• Geavanceerde team-samenwerking: G-Suite geeft jou en je teamleden de mogelijkheid om tegelijkertijd aan dezelfde documenten te werken, zelfs wanneer je documenten opent die op de schijf zijn opgeslagen met Microsoft Word. Elke documentbewerking wordt in realtime weergegeven en opgeslagen in de cloud. Toegangsrechten binnen de Suite stellen je in staat om gebruikers bewerkingsmogelijkheden te geven, zoals bijvoorbeeld om de samenwerking binnen projecten te verbeteren.
  
  Met de Teamdrives-functionaliteit kunnen je team en jij eenvoudig gemeenschappelijke bestanden opslaan, doorzoeken en openen vanaf elk apparaat. Zelfs wanneer teamleden vertrekken, worden de bestanden goed bewaard, zodat je team en jijzelf verder kunnen blijven werken en toegang hebben tot informatie wanneer ze klaar zijn. Met Teamdrives kun je ook derden uitnodigen voor toegang tot documenten of gehele teamdrives.

• Uitstekende zoekfunctionaliteit: Een fantastisch aspect aan het gebruik van G-Suite is de verbazingwekkende zoekfunctionaliteit op de drive. Dit komt waarschijnlijk niet als een grote verrassing, aangezien Google de grootste zoekmachine ter wereld runt. De drive maakt het mogelijk om te zoeken op basis van de inhoud van een document (ongeacht de bestandsnaam). Dus hoe ongeorganiseerd je bestanden ook zijn, je kunt met gemak vinden wat je zoekt.

• Alles op je mobiel: Een favoriete eigenschap van veel G-Suite gebruikers is de mogelijkheid om alle G-Suite diensten te configureren door eenmalig in te loggen op een mobiele telefoon. Zowel met Android als met iPhone. De integratie met Android is nog spectaculairder en er is niet meer vereist dan een gebruikersnaam en wachtwoord, waarmee je toegang krijgt tot Gmail, chat, agenda en drive; alles geconfigureerd, gesynchroniseerd en werkend.

• Administratie-paneel: Met G-Suite kun je nauw samenwerken met onafhankelijke dienstverleners, zoals M-IT Services, voor professioneel gebruikersbeheer (het aanmaken van accounts, het beheer van wachtwoorden, toegang en verwijdering). Dit zorgt voor een verhoogde controle en veiligheid voor je bedrijf.

• Geïntegreerde beveiliging: Met G-Suite kun je genieten van hoogwaardige beveiligingsfuncties, hetzelfde als waar Google gebruik van maakt. Je kunt er zeker van zijn dat je gevoelige gegevens, aangesloten apparaten en gebruikers worden beschermd. Het is echter belangrijk dat je goede backups maakt bij een onafhankelijke serviceprovider, waarvan M – IT Services er één is.

• Een aanzienlijke kostenbesparing: Dankzij deze Suite bespaar je veel op software en hardware en heb je weinig onderhoud nodig, waardoor je kosten en tijd bespaart.

• Een bovengemiddelde opslag: G-Suite biedt tot 30 GB opslagruimte voor berichten per medewerker, 1TB per gebruiker voor minder dan 5 gebruikers en een onbeperkte opslagcapaciteit voor 5 of meer gebruikers. Dit maakt de waarde ervan ongeveer 50 keer hoger dan het huidige gemiddelde dat door andere apps wordt aangeboden.

Nadelen

• G-Suite heeft niet veel nadelen, behalve dat de Drive File Stream voor Windows of Mac niet is opgenomen in de lokale zoekindex. Zoeken kan dus beter in de online versie van Google Drive.

Hoe Werkt Cloud-Opslag? En Waar Worden Mijn Bestanden Opgeslagen?

De cloud is niet iets ongrijpbaars of oneindigs, het is ook geen zwarte doos vol onleesbare mysteries. De cloud is een server, verbonden met het internet, waar gegevens worden opgeslagen en beheerd. Logischerwijs is het in de praktijk veel complexer en het is niet één server, maar het zijn miljoenen computers die met het internet zijn verbonden, die onze gegevens opslaan en beheren. Deze servers zijn over de hele wereld verspreid en worden voornamelijk gecontroleerd door grote multinationals, maar ook door kleine en middelgrote bedrijven.

De bediening is zeer eenvoudig. De bedrijven die zich toeleggen op het leveren van opslagdiensten in de cloud, maken het mogelijk om op servers waar opslagruimte wordt aangeboden onze gegevens op te slaan. Mensen en bedrijven die dat willen, huren ze in en maken gebruik van dit type opslag.

Voor een goede werking van dit soort diensten zijn er twee partijen bij betrokken: Front-end en Back-end. De Front End is het deel dat bestaat uit de computer van de klant en de applicatie die hij nodig heeft om het systeem te gebruiken. Aan de andere kant staan in de Back-end de servers en dataopslagsystemen die de dienst in de cloud leveren.

Cloud-opslag biedt tal van voordelen, waaronder:

• Ubiquiteit: De mogelijkheid om toegang te krijgen tot bestanden waar en wanneer je maar wilt, zonder dat er fysieke opslagapparaten nodig zijn.

• Kostenvermindering: De hardwarekosten voor bedrijven zullen dalen omdat het niet langer nodig zal zijn om krachtige computers met een grote opslagcapaciteit te hebben.

• Onbeperkte capaciteit: Een zeer belangrijk voordeel, vooral voor bedrijven die een grote opslagcapaciteit nodig hebben.

• Betrouwbaarheid: Aanzienlijke toename van de betrouwbaarheid als het gaat om het veilig bewaren van onze bestanden, aangezien de servers talrijke kopieën van onze gegevens naar de cloud hebben geüpload.

• Bestandsuitwisseling: Hiermee kun je eenvoudig en snel grote bestanden delen. Het is de oplossing voor degenen die de neiging hebben om bestanden te delen die te zwaar zijn en om conventionele platforms te beperken.

• Beveiliging: Cloud-opslag stelt je in staat om een real-time backup te maken. Als de harde schijf die je gebruikt uitvalt, staan al je gegevens veilig in de cloud.

• Aanpassingsvermogen aan de consument: Het is perfect voor je zakelijke behoeften. Je betaalt nooit voor iets dat je niet nodig hebt: “Een oplossing die je helpt om je bedrijf op te schalen.”

• De klant is degene die bepaalt hoeveel opslagcapaciteit wordt gecontracteerd door middel van pakketten.

Gemak Van Het Delen Van Bestanden Met Derden

Verschillende cloud-opties maken het je gemakkelijk om bestanden en nog veel meer te delen met collega’s, vrienden en familie. Iedereen wil dit kunnen doen, wetende dat het proces snel, veilig, betrouwbaar en gemakkelijk zal zijn.

Van het eenvoudigweg maken van links, het gebruik van cloud-opslagtools, het slepen van bestanden naar open browservensters, heb je verschillende methoden die je kunt gebruiken om gemakkelijk derde partijen toestemming te verlenen om toegang te krijgen tot je bestanden.

Dropbox, bijvoorbeeld, biedt gebruikers een verscheidenheid aan methoden om uit te kiezen. Geen enkele daarvan vereist technische vaardigheden. Je kunt bestanden van de Dropbox-app op je computer, telefoon of via de website delen. Je kunt er ook voor kiezen om gebruik te maken van Dropbox Transfer, een tool voor het delen van bestanden die meer interessante functies introduceert.

Met Dropbox kun je eenvoudig enkele bestanden of hele mappen delen, die alleen leesbaar of bewerkbaar zijn. Bovendien kun je beslissen om gedeelde links te beveiligen met een wachtwoord en zelfs een stap verder te gaan door er een vervaldatum op te zetten. Om het delen te vergemakkelijken, vereist Dropbox niet dat de personen waar je mee deelt een account moeten hebben, behalve als je van plan bent om samen te werken aan een bestand.

Office 365 biedt een vergelijkbaar gemak voor het delen van bestanden. Het maakt gebruik van twee grote deelsystemen, SharePoint Online en OneDrive, en zij werken samen om je de volledige functionaliteit van het systeem voor het delen van bestanden te bieden. Je kunt bestanden intern delen met leden van je organisatie of extern met mensen buiten je organisatie om en deze bestanden naar wens configureren.

Google’s cloud-opslagdiensten bieden ook een eenvoudige manier om bestanden te delen met je collega’s of vrienden, zonder dat er technische vaardigheden nodig zijn. Met de instellingen voor het delen van rechten kun je bestanden privé maken voor je organisatie of beschikbaar maken voor publiek en beslissen of mensen het bestand alleen kunnen bekijken, becommentariëren of bewerken (Viewer, Commenter of Editor).

Je kunt bestanden op het internet toegankelijk maken voor het publiek, zoals casestudy’s, conferentieprogramma’s en nog veel meer. Je kunt aangeven of mensen het bestand alleen kunnen bekijken, of dat ze er ook commentaar op kunnen geven of wijzigingen in kunnen aanbrengen. Hier verdient Google Drive de voorkeur, dit is een effectieve keuze.

Externe Toegang Controleren

Effectieve monitoring van de toegang op afstand in de cloud is iets wat het gebruik van zowel cloud- als third-party tools vereist. In de eerste plaats zul je servicelogs en de identiteitslogs uit de cloud moeten verzamelen, evenals logbestanden van de servers, containers en applicaties waarvan je gebruikmaakt. Dus alle bronnen moeten worden gebruikt voor een nauwkeurige tracering, wat zelfs het gebruik van een datawarehouse of een loggingtool met zich mee kan brengen.

Opvallend is dat sommige clouds zo zijn ontworpen dat ze je in staat stellen om gebeurtenissen te filteren en te sturen, terwijl ze je ook de mogelijkheid geven om een basisbeveiligingsbeleid op te zetten. Dit basisbeveiligingsbeleid houdt op zijn beurt gebeurtenissen bij die in de cloud worden gegenereerd en waarschuwt je voor specifieke omstandigheden die in de logboeken worden waargenomen.

Hoe houd ik overzicht over de derde partijen?

Externe of derde partijen, van leveranciers tot aannemers tot onder andere outsourcers, zijn belangrijk voor de groei van elk bedrijf. Het kan echter schadelijk zijn om hen toegang te geven tot je netwerk, omdat ze een bron van een cyberinbreuk kunnen vormen wanneer de juiste tools niet worden ingezet.

Het bijhouden en beheren van alle geautoriseerde derde partijen kan een moeilijke taak zijn en soms voelen ze zich gefrustreerd wanneer ze proberen toegang tot je netwerk te krijgen en te behouden. Er moet dus een evenwicht worden gevonden om de groei van je organisatie te bevorderen. Om dit te doen, kun je de volgende strategieën toepassen:

• Je moet derden een veilige en snelle verbinding bieden om extern toegang te krijgen tot je netwerk, zonder dat ze vervelende processen hoeven te doorlopen.

• Om te voorkomen dat derden zich in niet-goedgekeurde gebieden van je netwerk begeven, kun je overwegen hen het toegangsniveau toe te kennen met de minste privileges of het toegangsniveau dat nodig is om bepaalde activiteiten uit te voeren. Dit moet zorgvuldig worden gecontroleerd.

• Je kunt het toegangsniveau van derden tijdelijk verhogen of beperken tot bepaalde tijdsbestekken.

• Voor een snel proces beheer je de toegangsrechten van derden vanaf elke locatie met je mobiele apparaat. Je kunt bijvoorbeeld met je gezin op het strand ontspannen, terwijl een verkoper tegelijkertijd toegang tot je netwerk nodig heeft. Waarom zou je hem/haar laten wachten tot je thuiskomt bij je systeem, als je alles kunt beheren vanaf je mobiele apparaat, inclusief toegangsaanvraag-meldingen en goedkeuringen.

• Stel een automatisch roulatiecommando in voor accounts van derden, op basis van jouw specificaties.

• Alle activiteiten van derden dienen van sessie tot sessie strikt te worden gecontroleerd, met real-time rapportage.

Is Cloud-Opslag Veilig?

Verschillende aanbieders bieden verschillende niveaus aan beveiliging. Voor cloud-opslagdiensten is het gebruikelijk om je bestanden te versleutelen terwijl ze worden overgedragen en wanneer ze worden opgeslagen. Dit maakt het moeilijk voor onbevoegden om er toegang toe te krijgen. Er zijn echter gevallen gemeld van cyberaanvallen op cloud-opslagen door hackers. Daarom is het raadzaam om altijd gebruik te maken van twee-factor authenticatie voor extra veiligheid.

Is Cloud-Opslag Snelheid Belangrijk?

Ongetwijfeld is snelheid van vitaal belang als we het over cloud-opslagdiensten hebben. En net als bij de beveiliging is er een verschil in zowel de up- als downloadsnelheid tussen de aanbieders. Door gebruik te maken van snellere cloud-opslagservices heb je eenvoudiger toegang tot je bestanden op je apparaten.

Eén punt waarmee Google een voorsprong heeft op andere cloud-opslagplatforms is dat hun netwerk één van de grootste ter wereld is. Volgens Will Shulman, mede-oprichter van MongoLab, “is het razendsnel. Anderzijds heeft het een ‘private backbone’ tussen alle datacentra. Je hebt het dan over de backbone van Google, niet over het internet.”

In 2016 maakte Google bekend dat ze geïnvesteerd hebben in het FASTER Cable System, waardoor ze toegang hebben tot maximaal 10Tbps (Terabyte’s per seconde) van de totale 60Tbps bandbreedte van de kabel tussen de VS en Japan. Dit wordt gebruikt voor de Google Cloud- en Google App-klanten.

De indrukwekkende snelheid van Google is één van de belangrijkste redenen waarom wij bij M-IT Services, Office 365 combineren met Google G-Suite (Drive) voor onze klanten. Dit kan helpen om problemen met de synchronisatie met OneDrive of SharePoint te verminderen.

Is Cloud-Opslag Veilig?

a, de meeste cloud-opslagdiensten versleutelen je gegevens wanneer ze naar hun servers worden verzonden en veel van die diensten slaan je gegevens in gecodeerde vorm op. Geen enkel systeem is echter volledig veilig en cloud-opslagservers kunnen worden gehackt. Dat geldt ook voor jouw lokale opslagoplossing voor bestanden. Wie denk je dat er meer moeite doet voor veiligheid? Jij als ondernemer of een wereldwijde cloud-dienstverlener?

Ik denk dat je het antwoord zelf wel kunt bedenken? 😉

Conclusie

Op dit moment is “cloud-opslag” een veelbesproken onderwerp. Bepaalde belangrijke factoren bepalen of we voor het ene of het andere platform kiezen. De belangrijkste en meest relevante factoren zijn onder andere veiligheid, de mogelijkheid om toegang te verlenen (Teamdrives), samenwerken met derden, on- en offline werken, automatische synchronisatie, de mogelijkheid om een backup te maken naar een derde partij, de hoeveelheid storage GB/TB per gebruiker.

De beste optie voor een klein bedrijf hoeft voor grote bedrijven niet per definitie ook de beste optie te zijn (en vice versa). Dus voordat je beslist welk type bestanden je wil gebruiken, moet je rekening houden met het type bestanden dat je van plan bent op te slaan, de manier waarop je ze het liefst toegankelijk wil maken en met wie je ze wilt delen. Het is noodzakelijk dat je het hoofddoel van een cloud-opslagdienst zorgvuldig onderzoekt en bepaalt of deze oplossingen in overeenstemming zijn met de behoeften van je bedrijf.

Het wordt steeds populairder voor ondernemers als jij om zeer vertrouwelijke gegevens intern te bewaren op een lokale fileserver met de juiste backups. Wij bij M – IT Services geven de voorkeur aan Google Drive vanwege het hoge niveau aan beveiliging, snelheid en het gebruik van Teamdrives dat het biedt.