Welke clouddiensten zijn gratis?

Waarom betalen voor clouddiensten als je ze ook gratis kunt krijgen? Je hoort de combinatie ‘gratis’ en ‘cloud’ zo vaak, dat het je bijna verbaast als er ineens een betaalde dienst op je scherm verschijnt. Waarom betalen? Wie even zoekt, kan voor niets aan de slag. Wij zeggen: waarom zoeken? Wij zetten de beste gratis zakelijke clouddiensten voor je op een rij.

 

bannertje

Werken

Als het op werken aankomt, kan geen bedrijf zonder kantoorsoftware. Microsoft 365 is en blijft de meest gebruikte oplossing. Je kan hier gratis mee werken via je particuliere Microsoft-account. Maar dan zit je vast aan een afgeknepen versie die niet voor zakelijk gebruik bestemd is. Google biedt een complete kantoorsuite voor niets aan. De G Suite bevat alle onderdelen die nodig zijn om zaken te doen (tekstverwerker, spreadsheet, presentatiesoftware) én geeft je ook online bestandsopslag en samenwerkingsmogelijkheden.

 

Samenwerken

Zei er iemand samenwerken? Dat vraagt om mogelijkheden om met elkaar te praten én om bestanden te delen. Ben je los op de G Suite? Dan ligt het voor de hand om Google Drive daarvoor in te zetten. Heb je nog geen keuze gemaakt wat betreft kantoorsoftware? Dan kun je ook een gratis account openen bij Dropbox, aan de slag met je persoonlijke Microsoft OneDrive of kiezen voor een dienst als Box. Een andere optie is Slack. Hiermee bewaar je niet alleen bestanden, maar communiceer je ook. Slack laat zich eenvoudig koppelen aan andere (cloud-)diensten en weet zich zo snel op te werpen als de ruggengraat van je bedrijf.

 

Mailen

Ken je de fax nog? Wij ook niet meer. Dat hebben we te danken aan e-mail. Er zijn voor ieder denkbaar project betere communicatie-opties te bedenken, maar geen enkel gereedschap is zo universeel in te zetten als e-mail. Het was ook één van de eerste gratis clouddiensten op de planeet (wie kan zich Hotmail nog herinneren?). De G Suite vul je eenvoudig aan met Gmail (of je gebruikt alleen deze mailoplossing van Google). Is dat je eer te na? Gebruik dan je favoriete zoekmachine en zoek naar ‘free e-mail’. Voldoende opties om uit te kiezen.

 

Marketing

Zonder klanten geen bedrijf en zonder marketing geen klanten. Maar hoe kun je ze makkelijk benaderen? Wie een beetje bij de pinken is, kiest MailChimp. Daarmee kun je eenvoudig mailings sturen naar (mogelijke) klanten. Als je de boel slim inricht kun je je berichten heel specifiek op doelgroepen richten en resultaten van je campagnes bekijken. Minstens zo mooi: Je kunt voor niets met MailChimp aan de slag.

 

mailchimp

 

Accountancy

Gratis boekhouden? Waarom niet! Zet je cijfers in de cloud en bespaar op je boekhoudkosten. De keuze tussen gratis boekhoudpakketten is niet zo groot als die van e-mail of bestandsopslag, maar je kunt nog steeds uit verschillende diensten kiezen. Het enige dat je hoeft te doen is een account aanmaken en je cijfers overzetten naar de cloud. Je bent voor altijd verlost van je kostbare boekhoudsoftware. Een klein, maar noemenswaardig nadeel: de meeste gratis diensten richten zich op de VS.

 

Is het verstandig?

Aan een groter nadeel van gratis boekhoudsoftware willen we toch niet voorbijgaan. Ga jij je bedrijfscijfers toevertrouwen aan een club die ze gratis verwerkt? Wat als er iets mis gaat? Is dat een grondslag om je wanbeleid te verwijten? Wat gaat de leverancier van de gratis software met jouw gegevens doen? Minstens zo belangrijk: hoeveel kost het om je gratis cijfers te laten goedkeuren door je dure accountant? Die moet uiteindelijk in de eigen software de boeken controleren en goedkeuren.

 

Toch maar betalen?

Zo kom je aan de schaduwkant van gratis. Is dat wel zo verstandig? Wat bespaar je jezelf door voor gratis te kiezen? Wat kost het je? In het geval van administratie zit het er dik in dat je meer kwijt bent aan de uren van de accountant dan de kosten van je software. Biedt gratis de opties die je zoekt? Wat leveren de betaalde opties je op? Staat dat in verhouding tot de kosten die je moet maken?

 

Mag het wel zakelijk?

Wat betreft bestandsopslag en kantoorsoftware zit je met een tweede vraag: mag het wel zakelijk? In veruit de meeste gevallen is de gratis dienst gericht op particulieren en wordt je als zakelijke gebruiker geacht te betalen. Gemiddeld is de controle hierop niet zo sterk. Daar zijn twee redenen voor. Allereerst worden de meeste gratis versies voor particulieren afgeknepen; met andere woorden: ze bevatten niet alle mogelijkheden van een betaald pakket. Ten tweede kun je nergens terecht voor ondersteuning. Niet zo handig als dat extreem belangrijke bestandje ineens verdwijnt.

 

freee

 

Achteraf te veel betalen of vooraf de juiste versie kiezen?

Over het algemeen kun je van een gratis versie eenvoudig overstappen naar een betaalde variant. Dat heet marketing. Je raakt zakelijk gewend aan het gratis pakket en ontdekt dan dat je moet betalen om je werk goed te doen. Geen probleem natuurlijk, maar had je niet liever vooraf prijzen en mogelijkheden vergeleken? We komen ze regelmatig tegen: inmiddels dure oplossingen die ingezet zijn omdat ze gratis waren. En dan blijken ze vaak net niet te voldoen aan de wensen.

 

Benut de kracht van de cloud

De kracht van de cloud schuilt in schaalbaarheid en flexibiliteit. Je kunt heel makkelijk een oplossing inzetten. Als je er meer van nodig hebt, is dat zo geregeld. Dat is gelijk ook een valkuil. Het is heel makkelijk om een slechte keuze te maken. Die groeit vervolgens met je organisatie mee. Voorkom die valkuil door slim met de cloud aan de slag te gaan.

 

Slim met de cloud aan de slag

Maar hoe ga je slim aan de slag met de cloud? Weersta - om te beginnen - de verleiding om voor (minder dan) een dubbeltje op de eerste rang te willen zitten. Bekijk wat je organisatie nodig heeft. Vergelijk verschillende producten. Kijk wat ze wel en niet kunnen. Bedenk ook dat je verschillende diensten met elkaar kunt combineren. Dan zet je de krachtpunten van de ene oplossing in om die van de ander te versterken.

 

Met een gerust hart werken

Natuurlijk wil je bij het samenstellen van jouw cloud pakket de kosten niet uit het oog verliezen. Als je weet wat je doet kun je ruim binnen budget het beste uit de cloud halen. Ben je de weg kwijt? Wij helpen je graag. Wij zorgen dat jouw cloud-omgeving praktisch en veilig is en zetten de boel dusdanig op dat je aan alle wet- en regelgeving voldoet. Je kunt dan tegen gunstige kosten met een gerust hart aan de slag. Gratis kan met de cloud, maar betalen is meestal verstandiger.

 

 mitseparator-2-Mar-16-2021-10-48-30-82-AM

 

 

 

 

Terug naar blog

Gerelateerde artikelen

Hoe clouddiensten worden geleverd

De toekomst ziet er rooskleurig uit voor de cloud. Cloudserviceproviders worden snel belangrijke...

Waar kunnen clouddiensten worden gebruikt?

De cloud kan overal ter wereld worden gebruikt op vrijwel elk apparaat, op elk moment, meestal...

Clouddiensten vs hosting

Is er verschil tussen clouddiensten en hosting? Jazeker. Clouddiensten is een samenvattende term...